Versi Audio Rapim
Versi Teks Rapim
Pengadaan rekaman audio merupakan topik yang dibahas dalam rapat, di mana kebutuhan dan manfaatnya ditekankan untuk memastikan bahwa informasi penting dapat disebarkan secara efisien kepada pihak-pihak yang tidak hadir.
Pengadaan rekaman audio
Berikut adalah pembahasan mengenai pengadaan rekaman audio:
1. Usul dan Bentuk Rekaman
Usulan mengenai rekaman audio ini berasal dari ibunya Mbak Yesa, yang dianggap sebagai usulan yang tepat.
Rekaman yang diusulkan adalah rekaman dalam bentuk audio untuk mendokumentasikan hal-hal penting di internal maupun bagi staf atau orang tua.
2. Proses dan Tujuan Pemadatan Informasi
Telah disarankan bahwa rekaman audio tersebut perlu diekstrak dan digrab. Tujuannya adalah untuk memadatkan durasi rekaman.
Misalnya, rekaman yang berdurasi 1 jam dapat diringkas menjadi 10 menit. Hal ini dilakukan agar intinya orang-orang tuh dapat (intinya didapatkan oleh orang-orang).
3. Pentingnya Rekaman untuk Kehadiran dan Pengayaan
Pentingnya rekaman ini diangkat sehubungan dengan kasus ketidakhadiran dalam pertemuan sebelumnya.
- Kasus Ketidakhadiran: Pembicara merujuk pada pertemuan hari Sabtu yang berdurasi 4 jam (sesi 1 dan sesi 2). Saat itu, Ustaz Tio (yang merupakan pendidik) tidak datang.
- Masalah Pembelajaran: Salah satu kekurangan yang ditemukan pada Ustaz Tio adalah bahwa materi yang dikerjakan (soal ujian semester di buku) menunjukkan bahwa materinya itu kecepatan. Hal ini menimbulkan kebutuhan untuk pengayaan dan latihan soal, meskipun tidak harus diambil dari buku.
- Fungsi Kunci Rekaman: Oleh karena itu, rekaman-rekaman seperti ini penting untuk diberikan kepada guru atau ustaz-ustazah atau orang tua yang mungkin tidak dapat mengikuti kegiatan. Tujuannya agar mereka minimal dapat intinya lah, yaitu inti dari pembicaraan. Contohnya, disebutkan agar Ibu Arven yang tidak bisa mengikuti kegiatan, dapat langsung diberikan inti dari pembicaraan tersebut.
Persiapan untuk supervisi internal
Persiapan untuk supervisi internal merupakan fokus utama dari rapat yang diadakan, dengan tujuan memastikan kelembagaan siap dan mampu menyelaraskan diri dengan pola-pola yang diterapkan oleh entitas yang lebih besar, yaitu SS.
Berikut adalah pembahasan komprehensif mengenai persiapan supervisi internal:
1. Karakteristik dan Tujuan Supervisi
Supervisi ini pada dasarnya bukanlah supervisi atasan ke bawahan yang bertujuan untuk ‘mengecek’ dari lembaga di atas ke lembaga di bawah. Sebaliknya, sifatnya lebih kepada internalisasi.
Tujuan utama supervisi ini adalah untuk memahami bagaimana gaya SS berjalan dalam berbagai aspek—seperti 3R (implied: Rapi, Resik, Ringkas), operasional, kerumahtanggaan, dan pembinaan internalisasi nilai-nilai SS—dan kemudian ditularkan kepada kelembagaan. Tujuannya adalah agar kelembagaan terlihat siap (ora terlihat ora siap) dan hanya perlu diselaraskan, bukan terlihat sebagai lembaga yang tidak siap dan perlu ‘disuapi’ oleh SS.
2. Fokus Utama Persiapan dan Dokumentasi (SOP/Pola)
Persiapan harus berfokus pada pembuatan dan penyelarasan dokumen serta pola-pola yang sudah dimiliki, walaupun hanya sebagai bentuk “berlaku agak ngecheat” agar terlihat siap.
Area yang perlu dipersiapkan dokumennya meliputi:
- Pola dan SOP Pendidikan: Pembicara akan merevisi dokumen-dokumen lama yang pernah dibuat di KU (Keluarga Utama) dan menyesuaikannya dengan pola Tunas Wira, kemudian dicetak dan dibukukan. Tujuannya adalah menunjukkan bahwa kelembagaan sudah punya pola dan SOP yang tinggal disesuaikan dengan cara kerja SSI.
- Keuangan: Keuangan adalah hal yang paling perlu dipertanggungjawabkan secara umum (pertanggungjawaban umumnya).
- Pencatatan keuangan harus rapi, meskipun belum menggunakan aplikasi.
- Proses dan upaya menjajaki beberapa aplikasi harus dijelaskan (bahwa sudah mencoba A, B, C, D, E, tetapi masih dalam proses).
- Media dan Standarisasi: Meskipun standarisasi di pendidikan lama tidak ada media, saat ini media dianggap penting. Perlu ada SOP atau pola penyelenggaraan media, iklan, kegiatan harian, dan rancangan-rancangan.
- Laporan dan Resume: Laporan bulanan (resume yang dibuat masing-masing staf) harus diakumulasi dan dijadikan satu. Jika diperlukan, untuk membuat narasinya, disarankan menggunakan ChatGPT (bruk ning chatt kon gawek chat) agar otomatis membuat ringkasan dari resume yang sudah ada.
- Al-Qur’an: Program Al-Qur’an perlu didokumentasikan karena sifatnya spesifik. Pola-pola yang sudah ada harus dibuat tertulis.
3. Persiapan Fisik dan Kebersihan Lingkungan
Pembersihan-pembersihan perlu diupayakan, seperti yang sudah disampaikan oleh Ustazah Luluk, untuk memastikan lingkungan minimal tidak terlihat kotor (minimal-minimale orang ketok letak ng).
Area spesifik yang disoroti untuk dibersihkan dan ditata meliputi:
- Lokasi di loker siswa dan atas piala.
- Dinding atau area yang mengalami rembesan air atau bekas AC (yang berwarna cokelat) di ruang baca, yang perlu diperbaiki atau ditata.
- Pohon-pohon di sekitar lokasi (seperti di ripah) harus dikondisikan.
4. Strategi Pelaksanaan Persiapan
Mengingat banyaknya pekerjaan yang harus disiapkan, terutama yang berkaitan dengan kebersihan/3R, disarankan untuk mencicil pekerjaan tersebut dan membagi fokus per hari (misalnya, Selasa fokus di mana, Rabu fokus di mana).
Diusulkan bahwa waktu yang dapat dikorbankan atau dialihkan untuk kegiatan persiapan ini adalah waktu tahsin.
- Alasan Penggunaan Waktu Tahsin: Pelajaran inti memiliki porsi yang lebih sedikit, sementara mengorbankan waktu tahsin tidak akan membuat anak-anak tertinggal.
- Pembagian Waktu: Waktu tahsin (yang biasanya dimulai dari jam 07:45 hingga 09:45) dapat digunakan untuk kegiatan bersih-bersih dan menata.
- Contoh Tugas: Pembagian tugas dapat dilakukan, misalnya siapa yang merapikan pot, siapa yang mengelap rak-rak, atau siapa yang membersihkan loker.
5. Logistik dan Jadwal Supervisi
Terkait pelaksanaan, terdapat ketidakpastian:
- Pembicara telah menanyakan kepada Mas Bambang mengenai bentuk laporan (presentasi atau laporan penuh), sejak kapan pelaporannya (terutama keuangan), dan apakah akan ada waktu pertemuan khusus, namun Mas Bambang belum dapat menjawab.
- Jadwal pasti dari tim supervisi (SS) belum ada; mereka belum menghubungi pembicara, meskipun nomor telepon sudah diberikan. Hal ini diduga karena tim SS sendiri merasa kaget atau terbebani dengan tugas supervisi ini.
Pembahasan mengenai isu keuangan
Pembahasan mengenai isu keuangan dalam konteks persiapan rapat berfokus pada pertanggungjawaban dan dokumentasi yang diperlukan menjelang kegiatan supervisi internal oleh SS (diduga SSI).
Berikut adalah detail pembahasannya:
1. Keuangan sebagai Fokus Utama Pertanggungjawaban
Di antara berbagai aspek yang akan disupervisi, keuangan diidentifikasi sebagai hal yang paling memerlukan pertanggungjawaban umum (pertanggungjawaban umumnya).
2. Standar Pencatatan dan Kerapihan
Meskipun kelembagaan belum menggunakan aplikasi keuangan yang canggih, standar yang ditekankan adalah kerapihan dalam pencatatan.
- Dinyatakan bahwa keuangan dianggap rapi dari sisi pencatatan, dan hal ini dinilai masih bisa ditoleransi (masih bisa ditolerir) meskipun belum teraplikasi atau menggunakan aplikasi.
- Secara umum, keuangan dianggap normatif.
3. Upaya Implementasi Aplikasi dan Strategi Penjelasan
Meskipun belum menggunakan aplikasi penuh, kelembagaan telah melakukan upaya untuk menjajaki sistem aplikasi keuangan:
- Proses Penjajakan: Pembicara menyebutkan bahwa mereka masih menjajaki beberapa aplikasi.
- Strategi Komunikasi: Jika ditanya, kelembagaan harus menyampaikan proses-prosesnya, menjelaskan bahwa mereka telah memulai untuk A, B, C, D, E, tetapi masih dalam proses.
- Pengalaman Kegagalan: Perlu dijelaskan bahwa upaya sebelumnya telah dilakukan, seperti menggunakan aplikasi tertentu yang kemudian gagal atau tidak diperpanjang.
4. Perbandingan Kompleksitas Keuangan dengan SS
Pembicara menekankan perbedaan operasional dan tugas staf kelembagaan dibandingkan dengan SS (SSI):
- Di SS, urusan keuangan mungkin hanya fokus pada keuangan saja (keuangannya ya keuangan).
- Namun, di kelembagaan ini, staf memiliki peran yang beririsan; mereka tidak hanya mengurus keuangan, tetapi juga mengajar Al-Qur’an, mengajar, dan menjadi wali kelas.
- Diharapkan secara normatif, tim supervisi dapat memahami posisi kelembagaan mengingat adanya irisan tugas yang kompleks tersebut.
5. Logistik Pelaporan Keuangan
Terkait pelaksanaan supervisi, salah satu pertanyaan logistik yang diajukan kepada Mas Bambang (mengenai tim SS) adalah mengenai pelaporan keuangan: sejak kapan pelaporannya (sejak kapan naik keuangan ya tadi sejak kapan?) harus disiapkan. Namun, hingga saat rapat berlangsung, Mas Bambang belum dapat menjawab pertanyaan tersebut.
Penyelarasan pola kerja merupakan fokus strategis utama yang harus dilakukan oleh kelembagaan dalam rangka menyambut kegiatan supervisi yang dilakukan oleh SS (diduga SSI). Penyelarasan ini bertujuan untuk memastikan bahwa pola kerja internal sudah mendekati atau mudah disesuaikan dengan pola kerja SS.
Penyelarasan Pola Kerja
Berikut adalah pembahasan mengenai Penyelarasan Pola Kerja:
1. Sifat dan Tujuan Supervisi (Internalisasi Pola)
Supervisi yang akan dilakukan oleh SS bukanlah supervisi atasan ke bawahan (seolah-olah mengecek dari lembaga di atas ke lembaga di bawah). Sifatnya lebih kepada internalisasi.
Tujuan utamanya adalah untuk melihat bagaimana gaya SS berjalan dalam berbagai aspek—seperti 3R (Rapi, Resik, Ringkas), operasional, kerumahtanggaan, dan pembinaan internalisasi nilai-nilai SS. Pola-pola ini kemudian akan ditularkan kepada kelembagaan.
Penyelarasan pola kerja bertujuan untuk memastikan kelembagaan terlihat siap (ora terlihat ora siap) dan hanya perlu diselaraskan. Tujuannya adalah agar kelembagaan tidak terlihat tidak siap sehingga perlu ‘disuapi’ terus oleh SS.
2. Strategi Penyelarasan Dokumen dan SOP
Untuk menunjukkan kesiapan, pembicara menerapkan strategi yang disebut “berlaku rodo ngecheat” (bertindak agak curang) dengan mempersiapkan dokumen pola kerja yang sudah ada untuk kemudian disesuaikan.
Langkah-langkah strategis dalam penyelarasan pola kerja meliputi:
- Mengumpulkan Dokumen Lama: Dokumen-dokumen lama yang pernah dibuat di KU (Keluarga Utama) akan direcall (dipanggil kembali).
- Menyesuaikan dan Membukukan: Dokumen lama tersebut akan disesuaikan dengan pola Tunas Wira saat ini, dicetak, dan dibukukan.
- Menunjukkan Kesiapan: Dengan membukukan SOP/pola kerja, kelembagaan dapat menunjukkan bahwa sudah punya pola dan SOP-nya. Ini membuktikan bahwa yang dibutuhkan hanyalah menyelaraskan bagian-bagian yang mungkin bisa disesuaikan dengan pola-pola atau cara kerja di SSI.
3. Area Pola Kerja yang Wajib Didokumentasikan
Beberapa area yang ditekankan untuk dibuatkan pola dan SOP tertulis agar mudah diselaraskan meliputi:
- Pendidikan (Kurikulum): SOP atau pola pendidikan harus disiapkan agar ketika supervisi datang, mereka dapat melihat bahwa sudah ada dokumen (walaupun mereka mungkin tidak terlalu memahaminya).
- Media dan Iklan: Sebelumnya, media tidak memiliki standarisasi di bidang pendidikan, tetapi kini dianggap penting. Oleh karena itu, perlu ada SOP atau pola penyelenggaraan media, iklan, kegiatan harian, dan rancangan-rancangan kegiatan.
- Program Al-Qur’an: Karena program Al-Qur’an sifatnya spesifik di lembaga tersebut, pola-pola yang sudah ada harus dibuat tertulis.
- Resume/Laporan Bulanan: Resume bulanan yang dibuat oleh masing-masing staf harus diakumulasi dan dijadikan satu. Jika diperlukan, pembuatan narasi atau ringkasan dapat menggunakan ChatGPT untuk meringkas resume yang sudah ada.
4. Tantangan dalam Penyelarasan Pola
Pembicara menyadari bahwa pola kerja kelembagaan memiliki perbedaan mendasar dan kompleksitas dibandingkan SS, yang dapat menjadi tantangan dalam penyelarasan:
- Peran Ganda Staf: Staf di kelembagaan memiliki tugas yang beririsan (multifungsi), seperti mengurus keuangan, mengajar Al-Qur’an, dan menjadi wali kelas, berbeda dengan SS di mana urusan keuangan mungkin fokus pada keuangan saja.
- Program Berjalan Terus-menerus: Program kelembagaan sudah direncanakan dari awal tahun ajaran dan berjalan terus selama 1 tahun. Ini berbeda dengan SS yang mungkin memiliki program insidental, seperti Ramsil (Ramadan Siaga Lebaran) yang hanya terjadi di Ramadan.
- Kapasitas Staf: Karena sebagian besar kegiatan berpusat di madrasah, jika ada staf yang tidak hadir, hal ini menimbulkan beban berat bagi staf yang tersisa. Pola-pola seperti ini (fleksibilitas tugas dan beban kerja tinggi) mungkin belum dipahami oleh tim supervisi SS.
Mendokumentasikan praktik yang sudah ada dalam bentuk SOP
Secara keseluruhan, penyelarasan pola kerja dilakukan secara strategis dengan cara mendokumentasikan praktik yang sudah ada dalam bentuk SOP tertulis untuk menunjukkan kemandirian dan kesiapan kelembagaan, sehingga tim supervisi SS hanya perlu mengarahkan hal-hal yang kurang sesuai.
Pengaturan kebersihan lingkungan (terkait dengan 3R: Rapi, Resik, Ringkas) merupakan bagian krusial dari persiapan kelembagaan menjelang supervisi internal oleh SS. Upaya ini ditekankan untuk memastikan bahwa lembaga terlihat siap dan terkelola dengan baik.
Berikut adalah pembahasan terperinci mengenai pengaturan kebersihan lingkungan:
1. Tujuan dan Prinsip Kebersihan
Upaya pembersihan-pembersihan ini diupayakan untuk memastikan bahwa lingkungan kelembagaan minimal tidak terlihat kotor (minimal-minimale orang ketok letak ng).
Kebersihan dan kerapihan adalah bagian dari gaya SS yang akan diinternalisasi ke dalam kelembagaan, mencakup 3R (Rapi, Resik, Ringkas), operasional, dan kerumahtanggaan.
2. Strategi Pelaksanaan dan Pembagian Waktu
Mengingat bahwa masalah 3R diprediksi akan menjadi isu yang paling “rewel” (riwil) selama supervisi, disarankan agar pekerjaan bersih-bersih ini dilakukan secara mencicil.
- Pembagian Tugas: Perlu dipetakan jadwal (misalnya, fokus di mana pada hari Selasa dan di mana pada hari Rabu).
- Pengorbanan Waktu: Untuk melaksanakan pembersihan massal, disarankan untuk mengorbankan waktu tahsin.
- Waktu tahsin yang biasanya berlangsung dari pukul 07:45 hingga 09:45 dapat digunakan untuk kegiatan bersih-bersih dan menata.
- Memanfaatkan waktu ini dianggap tepat karena porsi pelajaran inti lebih sedikit dan anak-anak tidak akan tertinggal.
- Waktu yang tersedia adalah sekitar 2 jam (misalnya, 07:45 hingga 08:45, kemudian ada waktu istirahat) yang dianggap cukup untuk melaksanakan tugas.
3. Area Internal yang Perlu Ditata dan Dibersihkan
Perhatian khusus diberikan pada beberapa area internal yang terlihat tidak rapi atau kotor:
- Pembersihan Rak dan Loker: Pembagian tugas dapat mencakup siapa yang mengelap rak-rak dan siapa yang membersihkan bagian atas loker siswa serta atas piala.
- Perbaikan Estetika Ruangan: Dinding di ruang baca perlu diperhatikan karena ada noda cokelat-cokelat.
- Penanganan Rembesan/Kebocoran: Perlu diperbaiki atau ditangani area yang mengalami rembesan air atau noda yang disebabkan oleh bekas AC.
- Pot: Pengaturan dan perapian pot juga termasuk dalam tugas bersih-bersih.
4. Pengaturan Lingkungan Eksternal
Area luar atau lingkungan sekitar juga memerlukan penataan:
- Dedaunan Gugur (Pergodongan): Pembicara menyarankan agar daun-daun yang berguguran ditangani setiap hari (bendino nek pergodongane) dan satpam harus diberitahu mengenai kondisi pohon-pohon.
- Pengondisian Pohon: Secara spesifik, pohon-pohon yang ada (termasuk yang di ripah) harus dikondisikan.