Rapat Pimpinan: Mengelola Program P3OTA, Pemasaran, dan Rencana Kegiatan Madrasah

1. Program Pembinaan Orang Tua dan Anak (P3OTA)

• Program P3OTA saat ini terkesan kurang ditanggapi secara serius oleh orang tua dan anak-anak, bahkan untuk hal sederhana seperti mengumpulkan berkas.
• Diusulkan agar pembinaan dan serah terima beasiswa/biaya pendidikan dijadikan satu forum untuk efisiensi dan pertanggungjawaban. Orang tua akan menandatangani berita acara penerimaan biaya pendidikan meskipun biaya tidak diterima langsung. Berita acara ini akan dilaporkan kepada Pak Yoyok.
• Ada harapan besar bahwa anak-anak P3OTA memiliki kualifikasi di atas rata-rata, mendekati tingkat kualifikasi yang tinggi, dan yang tertinggal hampir nol. Program ini adalah stimulasi agar orang tua P3OTA lebih sadar dan mendampingi anak lebih baik dibanding orang tua lainnya.
• Frekuensi pertemuan orang tua P3OTA diusulkan ditingkatkan menjadi tiga kali setahun (setiap 4 bulan sekali) untuk pembinaan dan pelaporan, karena dua kali setahun (6 bulan) dianggap terlalu lama.
• Penting untuk memberikan laporan evaluasi berkala (misalnya setiap 4 bulan) kepada orang tua P3OTA mengenai perkembangan anak, termasuk keterampilan sosial emosional yang mungkin belum terbentuk, serta peran dan tugas orang tua dalam pembinaan di rumah.
• Program P3OTA dievaluasi setiap tahun berdasarkan komitmen dan kualifikasi anak. Jika target/standarisasi belum tuntas setelah evaluasi berkala, anak boleh mendaftar kembali tetapi harus bersaing dengan pendaftar lain yang kualifikasinya mungkin lebih tinggi, dan kelolosan tidak dijamin karena bersifat kompetisi dan terbatas.
• Ada beberapa kasus orang tua yang kurang komitmen atau tidak kooperatif, seperti tidak hadir di pertemuan atau sulit mengumpulkan berkas (contoh kasus Bapak Sarah, Bapak Amru, Yusuf, Hasbi). Hal ini menimbulkan kesalahpahaman dan membuat penyelenggara kesal.
• Kasus Bapak Sarah menunjukkan kesalahpahaman mengenai aturan seperti SKTM yang kini diwajibkan, yang dianggap sebagai “horor” olehnya. Ada juga kekhawatiran bahwa orang tua berpikir P3OTA berlaku 6 tahun, padahal dievaluasi dan berkomitmen tahunan.
• Diusulkan agar dalam komitmen P3OTA ditambahkan poin mengenai kesediaan orang tua untuk selalu hadir dalam pembinaan dan pelaporan hasil anak selama tiga kali setahun. Jika tidak hadir atau datang sambil mengasuh anak, dianggap sudah memahami dan mau mematuhi komitmen. Daftar hadir akan disimpan sebagai bukti.
• Ada kesalahpahaman orang tua mengenai struktur biaya, menganggap ada uang masuk jutaan rupiah (misal 8 juta awal) padahal itu adalah cicilan biaya satu tahun yang dibagi per bulan. Tidak ada biaya masuk atau uang pangkal yang disampaikan secara terbuka.
• Pengalaman kesulitan mengumpulkan berkas komitmen dari orang tua, bahkan ada yang tersinggung ketika diminta mengumpulkan ulang. Disarankan agar pengumpulan berkas komitmen dijadikan syarat untuk pengambilan seragam.
• Penjadwalan pembinaan orang tua diusulkan bisa bersamaan dengan jam jemput anak (misalnya jam 1-2 siang) agar lebih efisien dan tidak perlu mengorbankan waktu Sabtu/Minggu.
• Ditekankan pentingnya bersabar namun tetap profesional dalam menangani orang tua, terutama yang sulit diajak kerja sama, agar mereka tahu madrasah tetap profesional. Kasus dengan pimpinan lembaga lain yang “horor” juga disinggung dan perlu diselesaikan.

2. Promosi dan Pemasaran Sekolah

• Diusulkan mengubah model promosi open house tradisional menjadi mengadakan acara yang lebih enjoyable dan bisa diikuti masyarakat umum (misalnya launching berkisah). Acara semacam ini dianggap lebih efektif, enjoyable bagi orang tua dan anak, lebih hemat, dan bisa menjadi sarana promosi.
• Ada usulan untuk mengalokasikan anggaran rutin bulanan (fix cost) sebesar Rp 1.500.000 untuk iklan berbayar (misalnya di IG) guna membangun brand awareness dan menarget ulang audiens. Iklan untuk acara tanggal 30 Mei akan dicoba.
• Jumlah pendaftar terbaru saat ini disebutkan 27 orang, didominasi oleh pendaftar TK.
• Penting untuk tidak lupa mempromosikan program TPQ.
• Didiskusikan strategi WhatsApp Blast (BWA) sebagai cara promosi alternatif. Tantangannya meliputi cara mendapatkan kontak dan memastikan pesan sampai (misalnya menggunakan nomor khusus madrasah).

3. Rencana Kegiatan dan Pengembangan Program

• Ada keinginan untuk mengagendakan kegiatan untuk siswa selama liburan, khususnya camp, karena banyak yang bertanya.
• Diusulkan model pelaksanaan camp di mana sekolah menjadi penyelenggara, tetapi konten (misalnya tahfidz dan tahsin) diisi oleh tim pembina lain agar staf sekolah tidak terlalu capek. Ini mirip model lama Bu Diana, dengan penekanan bahwa pengisi hanya mengisi, pengelolaan tetap oleh sekolah.
• Mempertimbangkan lokasi camp dan kemungkinan kerjasama dengan sekolah Islam lain atau PKBM high class untuk acara bersama seperti jambore, kompetisi memanah, atau SSB, sebagai cara untuk promosi dan memperluas jangkauan. Ide camp ala militer juga muncul.
• Ada rencana untuk memperbarui modul (modul Pak Sandi) dan mengganti cover-nya agar terlihat baru.

4. Manajemen Keuangan (Seragam)

• Ada permintaan agar biaya jahit seragam dipisah berdasarkan kategori (anak baru/Tonti baru, anak lama/seragam biru, guru/ustaz) untuk memudahkan pencatatan keuangan. Ada tiga kategori yang perlu dipisahkan.