Evaluasi Acara TED dan Perencanaan Peluncuran Gerakan Membaca 40

Evaluasi Acara Sebelumnya (TED)

• Secara praktis, banyak terjadi kesalahan (miss).
• Beberapa miss yang besar terjadi di lokasi acara itu sendiri, seperti tiket, sound, dan meja yang belum siap saat panitia tiba.
• Harapannya minimal sudah siap, tinggal panitia menata, namun justru harus bolak-balik.
• Manajer area Jogja, Pak Lilik, yang membawahi 17 warung di Jogja, mengakui bahwa itu adalah kesalahannya.
• Kesalahan pertama Pak Lilik adalah tidak meminta detail acara (rundown, layout) dari panitia, sehingga mereka mereka-reka sendiri kegiatannya.
• Delegasi tugas kepada dua anggota awalnya terhalang karena mereka ditugaskan ke Malaysia, sehingga dialihkan ke layer kedua, menyebabkan informasi mungkin hilang. Salah satu yang diminta membantu adalah Gregorius, namun ada miss sehingga mereka tidak paham harus berbuat apa.
• Panitia merasa kecewa karena saat ingin mengeluarkan meja saja harus menunggu izin.
• Informasi dari Pak Lilik sebenarnya tiker dan sound sudah sampai di lokasi satu hari sebelum hari H, tetapi tidak dikeluarkan.
• Pihak venue (SS) meminta maaf dan untuk ke depan meminta surat resmi.
• Panitia sebenarnya sudah siap mengirim surat resmi untuk meminta izin dan menanyakan kemana surat tersebut harus dilayangkan. Namun, karena sudah diizinkan secara lisan, panitia pikir tidak perlu surat resmi dan tidak ingin merepotkan pihak venue.
• Evaluasi untuk panitia ke depan adalah surat resmi, detail rundown, dan PIC per kegiatan.
• Pihak venue ke depan meminta untuk dilibatkan dalam rapat-rapat ketika tempat mereka digunakan.
• Ada rasa sungkan dari Pak Lilik dalam hal komunikasi, merasa canggung untuk memberikan nomor kontak staf lapangannya langsung ke pembicara, yang dianggap terlalu hierarkis.
• Pembicara menganggap kelembagaan mereka masih kecil, tidak memposisikan diri sebagai pimpinan yang kaku, dan lebih simpel jika bisa komunikasi langsung dengan staf lapangan. Pembicara sudah meminta nomor kontak staf lapangan untuk acara selanjutnya.
• Ada pandangan bahwa karena kelembagaan SS sudah besar, perlu dibedakan hal-hal seperti komunikasi hierarkis, namun kelembagaan panitia masih kecil sehingga wajar jika ikut membantu.
• Evaluasi lain terkait snack: snack diletakkan di satu tempat sehingga ada ustaz/ustazah yang belum mengambil karena sungkan. Disarankan untuk porsi ustaz/ustazah disendirikan.
• Disarankan ke depan datang lebih awal untuk sarapan dan persiapan sebelum peserta datang.
• Perlu ada pengarahan yang jelas untuk staf saat di lokasi acara mengenai tugas masing-masing.
• Perlu ada gambaran tentang setting tempat dan rencana jika ada insiden.
• Penting untuk melakukan konfirmasi H-1 di lokasi acara seperti yang dilakukan internal SS. Ini untuk memastikan kesiapan dan jika ada kekurangan bisa segera ditangani.
• Evaluasi terkait barang-barang anak-anak yang dijual: jumlah barang yang dibawa tidak sesuai dengan daftar (ada yang mengurangi/menambah). Kesalahan ada pada tidak adanya ceklis saat penerimaan barang.
• Disarankan ke depan satu kelompok anak menentukan jualannya sendiri, modal, untung, rugi ditanggung sendiri. Ini akan mengurangi beban panitia dalam menghitung dan memisahkan uang. Panitia bisa membantu membuat tabel dan menyiapkan stand, tapi tidak perlu menanggung kerugian.
• Tempat acara (SS) kemarin dianggap menarik, luas, dan enak untuk koordinasi dan kumpul orang tua. Diharapkan lokasi lain juga mirip seperti itu.
• Kekurangan lokasi kemarin adalah tidak bisa masuk ke dalam GOR (gedung olahraga) untuk berjualan; jualan hanya boleh di pinggir/luar.
• Saran lokasi selanjutnya: Sanm UGM, Maskam, Lembah UGM (perlu izin/bayar). Mencari tempat luas yang bisa untuk berkumpul dan parkir. Ada 17 cabang SS yang bisa dicari. Kantor area SS disebut sempit. Cabang Deresan dan Tatang disebutkan.

Perencanaan Acara Peluncuran Gerakan Membaca 40 (LGM 40)

Rundown Acara

• Rundown sementara dibagikan di grup. Ada kemungkinan perubahan.
• 08:30: Kedatangan panitia ustaz/ustazah, persiapan lokasi.
• 08:30: Kedatangan anak-anak (rencana awal 08:15). Murajaah mungkin tidak bisa dilakukan.
• 08:30: Pembukaan registrasi.
• 09:00: Pembukaan acara.
• Pembacaan Kalam Ilahi.
• Sambutan: Kepala Ruang Literasi, Wakil Perpus Sleman (sudah diundang, bersedia datang), dan pembicara.
• Penampilan Santri (Read Loud). Perlu dipersiapkan.
• Berkisah (Storytelling) + Fun Game. Dipandu oleh kakak pengisi acara. Sekalian pembagian doorprize. Durasi kira-kira 1 jam.
• Diskusi urutan acara inti: Usul agar launching buku dilakukan sebelum penampilan kakak. Setuju.
• Bentuk launching: Anak-anak bawa buku, maju ke depan, menyanyi tentang buku, puisi. Ada sambutan singkat tentang gerakan ini oleh pembicara. Pembicara yang akan memandu launching. Konsep launching bisa seperti penulis memaparkan isi, tujuan, dan segmen buku. Pembicara bisa memberikan pengantar program, harapan, lalu anak-anak maju satu per satu menerima buku. Mereka bisa menyanyi/puisi lalu turun. Read aloud bisa sekalian saat anak-anak maju.
• Acara launching itu sendiri adalah serangkaian acara: Menyaksikan read aloud, mendengarkan penjelasan tentang gerakan membaca oleh Kepala Ruang Literasi, penampilan santri dengan buku (menyanyi, puisi). Kakak pengisi acara tetap berkisah, fun games, dan bagi doorprize setelah itu.
• Penutupan.
• Rencana kepulangan santri: Pukul 11:00 AM, maksimal 11:15 AM agar mereka bisa Jumatan bersama orang tua.

Susunan Panitia dan Tugas

• Ketua Panitia: Pembicara.
• PJ Acara: Ustazah Lulu (perencanaan acara, memantau teknis lapangan, MC pembukaan dan penutupan, koordinasi dengan pihak lain/ketiga seperti Kak Nurule dan RLK). Perlu ada yang meng-handle koordinasi saat MC bertugas.
• PJ Penampilan Santri: Ustazah Nanda dan Ustaz Halimah (melatih dan memantau santri, menyiapkan bacaan read aloud).
• PJ Pendaftaran Peserta Eksternal: Ustaz Nanda (menerima pendaftaran, merekap, membuat daftar hadir). Sudah ada 17 orang terdaftar. Rehan batal karena ujian. Zaka Rehana dan Silmi Kafa disebutkan sebagai santri. Membutuhkan akses Google Form data.
• PJ Pengkondisian Peserta Putra-Putri & Among Tamu: Ustazah Halimah dan Ustaz Sandi (mengatur tempat duduk, posisi orang, memandu peserta mengambil snack). Perlu layout tempat. Tempat duduk anak-anak diatur, orang tua di belakang.
• PJ Door Prize: Ustazah Jana dan Ustazah Ayu (menyiapkan door prize).
• PJ Konsumsi (Snack, Makan Siang, Suguhan Tamu): Ustaz Hamam dan Ustaz Yudi. Snack makan siang diusulkan pesan kotak agar ringkas dan bisa dibawa pulang. Snack orang tua sama seperti sebelumnya ditambah teh hangat dan kopi (usul teh hangat saja). Membutuhkan termos jumbo (bisa pinjam dari SS PKS). Diskusi investasi termos jumbo elektrik untuk acara mendatang. Usul menambah jajan pasar.
• PJ Dekorasi dan Dokumentasi: Ustaz Sandi (menyiapkan dan memantau). Perlu mengukur ukuran.
• Penunggu Stand Konsumsi: Ustaz Zem (menambah stok perlengkapan kebersihan).
• PJ Stand Jualan Wali Murid: Ustaz Sandi (menyiapkan stand, koordinasi dengan wali murid saat jualan). Meja jualan disediakan venue.
• LO Tamu dan Pengisi Acara: Kak Nurul, Ustazah Ayu, dan pembicara.

Perencanaan Lokasi dan Tata Letak

• Lokasi acara di Pendopo (yang pernah dipakai pameran). Awalnya di Plaza tapi panas.
• Pendopo menghadap ke Timur.
• Layout: Panggung menghadap Timur. Tempat duduk belakang. Tempat duduk menggunakan kotak kayu/palet.
• Tempat duduk utama anak-anak di pendopo. Orang tua di belakang. Jika tidak muat, anak-anak yang di belakang area registrasi.
• Tempat registrasi dan makanan: Didiskusikan beberapa opsi lokasi: depan perpus, pojok, dekat tangga, dekat area kopi/ruang anak. Diusulkan dekat bilik kecil di area yang biasa dilalui. Posisi makanan bisa sekalian dekat registrasi.

Kebutuhan Peralatan dan Logistik

• Sound system: Dari venue.
• Panggung: Dari venue, panitia yang set up ruangan.
• Roll banner: Sudah ada.
• Bendera/Banner TSS dan TED: Disiapkan. Bisa diikat di cagak/tiang pendopo menggunakan kawat, rafia, atau kabel tis.
• Air Minum (Aqua): 4 kardus. Diusulkan merek FIFA karena lebih murah (Rp 20.000/24 botol vs Rp 28.000/24 botol).
• Banner publikasi dan stand PPDB: Perlu disiapkan.
• Makanan rebusan: Untuk 100 orang. Dipisahkan untuk ustaz/ustazah.
• Jajan pasar: Satu macam untuk 100 orang.
• Teh jumbo: Disiapkan.
• Door prize: Untuk anak-anak berapa (direncanakan 10), untuk orang tua 3 pack. Total door prize yang dibahas 13 item. Target 50 anak peserta luar. Total peserta luar target 50, internal 19.
• Door prize orang tua: Budget Rp 20.000 per pack, bisa berupa paket kecil SS (beras 1-3 kg). Diusahakan tampak besar dengan budget Rp 20.000. Diusulkan display menarik (tidak hanya plastik) seperti kotak bumbu. Bisa ditambahi brosur SS dan voucher potongan pendaftaran Rp 100.000.

Atribut dan Seragam

• Panitia akan mengenakan seragam hari Jumat.
• Ada diskusi mengenai kenyamanan bahan seragam (Senin, Selasa/Jumat, Merah, Hijau).
• Kesepakatan akhir untuk memakai seragam hari Rabu (warna hijau).
• Anak-anak juga akan memakai seragam hijau.