Versi Ringkas
Berikut adalah resume singkat rapat pimpinan tanggal 10 April:
- Ujian USM:
- Beberapa mata pelajaran untuk kelas 1 dan gabungan belum lengkap.
- Perlu dibuat jadwal pengawas ujian dengan mempertimbangkan pendampingan kelas 1.
- Berita acara ujian tahun 2023 sudah dikirim.
- Wali kelas perlu memperbarui data.
- Agenda Market Day (kemungkinan nama diganti):
- Dilaksanakan tanggal 27.
- Bertujuan menanamkan fikih jual beli yang sesungguhnya.
- Akan dibuat sistem shift berjualan.
- Orang tua dilibatkan dalam kelompok penjualan dan mendampingi.
- Perlu sosialisasi ke orang tua (mungkin poster).
- Barang dari SS dan tabel harga perlu disiapkan.
- Direncanakan sistem poin dan keuntungan untuk anak-anak.
- Perlu dibuat dan disosialisasikan aturan main acara.
- Pembagian kelompok penjualan mempertimbangkan pemisahan putra dan putri dalam satu tim besar.
- Ide memperbolehkan anak-anak membawa barang dagangan sendiri.
- Lokasi penjualan kemungkinan di mobil.
- Akan dibuat dan disosialisasikan ketentuan acara, termasuk reward.
- Opsi lokasi market day (stadion/Mobo Pun) sedang dipertimbangkan.
- Perlu dicek informasi mengenai retribusi/biaya tempat.
- Seragam:
- Dibahas pengadaan seragam siswa dan guru.
- Perbedaan pendapat: beli bahan sendiri atau seragam jadi.
- Jika beli bahan sendiri, bisa pilih warna dan ketebalan.
- Perlu dibuat desain seragam, termasuk logo madrasah.
- Pengajuan anggaran seragam setelah desain dan perkiraan biaya.
- Kemungkinan survei ukuran seragam awal Mei.
- Diminta tambahan seragam hijau untuk guru perempuan.
- Perlu diperhatikan seragam Ustaz Yudi (belum punya hijau).
- Ada informasi mengenai sisa kain batik di Pak Agung.
- Model seragam yang diinginkan berbeda dengan sebelumnya.
- Ada keinginan untuk memotret contoh seragam dari sekolah lain.
- Pengajuan seragam guru dan siswa sebaiknya bersamaan.
- Usulan model seragam siswa seperti seragam tonti namun lebih sederhana (atasan biru/hijau/coklat).
- Jas siswa baru mungkin diganti mount atau tetap keduanya.
- Subsidi dari yayasan untuk seragam tonti dipertimbangkan untuk angkatan tertentu.
- Perlu diperhatikan ukuran seragam, opsi kecilkan kelas 5.
- Desain seragam ustaz dan ustazah akan berbeda.
- Model seragam guru perempuan diinginkan nyaman, tidak panas, semi jaz dengan kerudung masuk.
- Aplikasi:
- Kebutuhan aplikasi presensi dan administrasi sekolah keseluruhan (murid, keuangan, kepegawaian).
- Ada tiga kandidat aplikasi sedang dievaluasi.
- Masing-masing diharapkan mencoba demo aplikasi (Sidik dan Admin Sekolah sudah diberikan).
- Perlu dicermati fitur aplikasi, terutama pembedaan presensi guru/tendik/siswa.
- Harga Admin Sekolah (adminsekolah.net) Rp500.000/bulan (paket tertinggi).
- Aplikasi Sidik dari yayasan fiturnya sangat lengkap (termasuk yayasan, sarpras), harga belum diketahui.
- Respon dari tim Admin Sekolah dinilai cepat.
- Akan diatur waktu khusus untuk mencermati aplikasi setelah eksplorasi awal.
- Seleksi Guru:
- Proses seleksi guru yang tertunda akan segera dilaksanakan.
- Tahapan seleksi: micro teaching dan wawancara.
- Rencana kunjungi calon guru ke rumah untuk verifikasi data setelah ujian siswa.
- Pelaksanaan verifikasi data: satu orang per hari.
- Pengecekan kondisi rumah, termasuk listrik saat kunjungan.
- Proses seleksi diharapkan mulai minggu ini, perkiraan waktu ±30 menit/kandidat (termasuk wawancara).
Versi Panjang
Agenda Pertama: Ujian USM
- Beberapa mata pelajaran untuk kelas 1 belum dicek oleh Ustazah Nanda, yaitu matematika, bahasa Inggris, Quran Hadis (Ustazah Lulu), bahasa Indonesia, dan bahasa Arab.
- Untuk kelas gabungan, mata pelajarannya adalah bahasa Inggris, Quran Hadis, dan bahasa Arab.
- Mbak Ayu diminta untuk mencetak soal ujian yang sistemnya sudah berjalan.
- Jadwal pengawas ujian belum dibuat. Pembagian kelompok pengawas untuk kelas 1 sebaiknya mengikuti model seperti sebelumnya, di mana anak kelas 1 masih didampingi saat ujian.
- Jadwal pengawas perlu mencantumkan penempatan dan siapa saja yang mendampingi.
- Selain ceklis soal, berita acara ujian tahun 2023 dari PKBM sudah dikirim.
- Wali kelas perlu memperbarui data siswa yang kemarin.
Agenda Kedua: Market Day (Tunas Entrepreneurship)
- Tanggal 27 akan diadakan kegiatan yang sebelumnya disebut “market day”, namun nama kegiatan ini akan dipertimbangkan kembali agar tidak terkesan hanya sebagai hari belanja biasa. Tujuannya adalah untuk menanamkan pemahaman fikih jual beli yang sebenarnya pada anak-anak.
- Perlu dibuat shift berjualan agar tidak terjadi penumpukan di satu tempat dan waktu, mengingat lokasi berjualan adalah pasar yang terbuka namun tetap dalam pengawasan.
- Pembagian kelompok siswa akan melibatkan orang tua yang akan mendampingi anak-anak dalam berjualan sesuai syariat. Orang tua akan membawa perlengkapan dan tabel harga.
- Rasio pendampingan diperkirakan satu orang dewasa untuk sembilan anak.
- Perlu ada sosialisasi kepada orang tua minimal dalam bentuk poster mengenai agenda ini.
- Barang-barang yang akan dijual dari SS (kemungkinan singkatan nama tempat atau supplier) dan tabel harga perlu disiapkan.
- Sistem poin akan diterapkan dalam penjualan. Misalnya, penjualan beras poinnya lima, atau setiap total penjualan Rp10.000 mendapat poin dua.
- Sekolah akan memberikan modal dan keuntungan agar anak-anak memahami konsep keuntungan dari berjualan. Keuntungan yang didapatkan anak-anak kemungkinan akan diberikan setelah perhitungan akumulasi poin selesai.
- Perlu dibuat aturan (rule) yang jelas dan disosialisasikan kepada anak-anak agar mereka semangat berjualan. Ustaz Sandi kemungkinan akan membuat aturan tersebut.
- Pembagian kelompok akan dibuat sedemikian rupa agar tidak ada kelompok yang merasa kurang adil. Penjualan akan diakumulasikan untuk satu tim, namun pembagian tugas berjualan bisa diatur di dalam tim.
- Anak-anak diperbolehkan membawa barang dagangan sendiri selain produk dari sekolah. Penjualan dari sekolah akan dilakukan di mobil.
- Perlu dibuat ketentuan-ketentuan (aturan) terkait kegiatan ini, termasuk pembagian keuntungan atau reward bagi “reseller” atau “marketer” cilik. Ketentuan ini perlu disosialisasikan kepada anak-anak sebelum kegiatan.
- Sosialisasi akan dilakukan pada hari Jumat tanggal 2.
- Lokasi market kemungkinan akan di stadion Mobo pun tidak masalah. Pilihan lokasi lain adalah di luar stadion (ogo) yang lebih ramai dan variatif barang dagangannya. Harga barang dari SS adalah harga grosir.
- Ada ide untuk membuat promo seperti pembelian minyak plus barang lain, atau memberikan voucher pendaftaran gratis ke sekolah bagi pembeli. Bentuk voucher potongan harga juga dipertimbangkan.
- Ustaz Sandi diharapkan sudah memiliki gambaran pola kegiatan market day.
- Durasi kegiatan diperkirakan sekitar 2 jam. Waktu pelaksanaan akan disurvei terlebih dahulu mengenai jam ramainya di lokasi. Kemungkinan akan dilaksanakan pada hari Minggu pagi.
- Perlu dicari informasi mengenai retribusi atau biaya yang perlu dibayar untuk berjualan di lokasi.
Agenda Ketiga: Seragam
- Harga seragam dari Pak Yoyo sebelumnya adalah Rp150.000.
- Ustaz Agung mengusulkan untuk membeli bahan seragam sendiri agar biaya bisa ditekan dan kualitas serta warna bahan bisa disesuaikan. Ongkos jahit diperkirakan Rp75.000 per baju.
- Model seragam perlu digambar, termasuk pemberian warna dan logo madrasah. Setelah desain dan anggaran disetujui, baru proses pembuatan akan dilakukan.
- Survei harga dan kualitas bahan akan dilakukan, kemungkinan awal Mei. Pertengahan atau akhir Juni diharapkan seragam sudah jadi, mengingat masuk sekolah tanggal 7 Juli.
- Ada permintaan untuk menambah seragam hijau bagi ustazah dan Ustaz Yudi yang belum memiliki. Perlu ditanyakan ketersediaan kain hijau di tempat Pak Agung. Jika tidak ada, akan dicarikan di tempat lain.
- Ustaz Agung menyebutkan tentang kain batik yang masih ada. Perlu dipastikan jumlah meter kain batik yang tersisa.
- Model seragam yang sekarang berbeda dengan model sebelumnya dari Mbak Dinda. Ada keinginan untuk memfoto seragam yang dipakai oleh manajer di tempat lain sebagai referensi.
- Ustazah Lulu dan Ustaz Sandi perlu membuat desain seragam yang detail untuk diajukan dan dijahit.
- Ada ide untuk program “tunas entrepreneur” selain market day.
- Pengajuan desain dan anggaran seragam untuk ustaz/ustazah sebaiknya bersamaan dengan pengajuan untuk anak-anak.
- Untuk anak-anak, kemungkinan seragam berupa korsa seperti seragam tonti, yang berarti termasuk bawahan. Namun, ada opsi untuk membuat lebih sederhana dengan warna dasar biru atau hijau, dan celana biru dipakai pada hari Rabu. Model seragam tonti akan dijadikan referensi.
- Variasi warna seragam untuk hari lain juga didiskusikan, seperti merah putih untuk Senin, hijau untuk Selasa, dan biru atau coklat untuk Rabu.
- Jika desain seragam sudah ada, pencarian bahan dan pengajuan anggaran akan dilakukan bersamaan.
- Untuk jas anak-anak yang baru, ada usulan untuk menggantinya menjadi jas yang lebih ringan atau tetap memiliki keduanya. Seragam tonti untuk anak-anak kemungkinan akan disubsidi oleh yayasan untuk siswa angkatan pertama dan kedua. Angkatan ketiga akan dianggarkan.
- Jas akan dipakai untuk acara tertentu seperti munaqosah atau imtihan. Model jas yang ada sekarang (lumba-lumba) dianggap terlalu besar dan kurang cocok. Ukuran jas perlu disesuaikan, mungkin dengan mengecilkan yang sudah ada atau membuat baru. Ada ide untuk anak-anak kelas 5 baru mulai memakai jas yang sudah dikecilkan jika kebesaran.
- Tugas untuk mencari desain seragam. Model seragam untuk ustaz dan ustazah akan berbeda. Untuk bapak-bapak seperti hem, sedangkan untuk ibu-ibu bisa gamis atau hem seperti yang dipakai Mbak Dinda dan Bu Silvi, yang dibuat lebih praktis dan tidak panas. Model semi jas dengan kudung masuk juga menjadi pertimbangan untuk ustazah.
- Mbak Dinda akan dihubungi untuk referensi model seragam.
Agenda Keempat: Aplikasi (Presensi, Keuangan, Kepegawaian)
- Kebutuhan aplikasi adalah untuk presensi semua (mahasiswa, guru, murid, karyawan) dan terdiri dari aplikasi untuk murid, keuangan, dan kepegawaian.
- Fitur aplikasi sangat banyak, sehingga masing-masing pihak perlu mencoba sesuai dengan departemennya. Misalnya, Ustazah Halim bisa mencoba fitur HRD.
- Admin memiliki akses ke semua menu, namun untuk memastikan kesesuaian fitur, perlu dicoba oleh masing-masing pengguna. Kepala sekolah bisa melihat rangkuman data dalam satu dashboard.
- Info login demo sudah diberikan. Masing-masing bisa login sesuai departemen.
- Satu vendor tidak memberikan demo langsung, melainkan presentasi via Zoom.
- Jika ada pertanyaan setelah mencoba demo, bisa diminta waktu presentasi dari vendor.
- Info harga untuk salah satu vendor (adminsekolah.net) sudah didapatkan. Paket tertinggi biayanya Rp500.000 per bulan atau Rp6.000.000 per tahun.
- Biaya aplikasi tahun sebelumnya adalah Rp600.000 per tahun, namun fiturnya tidak bisa dicustom, terutama presensi yang tidak bisa membedakan guru, murid, dan karyawan.
- Aplikasi yang baru dilihat sudah memisahkan presensi. Namun, perlu dipastikan kembali apakah pembedaan presensi antara guru, tenaga pendidikan, dan santri sudah benar. Secara umum, fiturnya lengkap.
- Vendor lain adalah “Sidik” yang aplikasinya mencakup yayasan, admin sekolah, admin keuangan, kepala sekolah, kantin, klinik, laundry, dan sarpras. Demo untuk Sidik bisa dicoba.
- Harga untuk Sidik belum didapatkan, namun diperkirakan mahal karena mencakup hingga level yayasan. PKBM HSG Kirmah Bantul sudah menggunakan aplikasi Sidik.
- Respon dari vendor admin sekolah cukup cepat.
- Ustazah diminta mencoba aplikasi yang sudah diberikan demonya.
- Mungkin perlu ada waktu khusus untuk fokus mencermati setiap aplikasi setelah dicoba oleh beberapa pihak.
Agenda Kelima: Seleksi Guru
- Seleksi guru kelas belum dilaksanakan.
- Perlu dipertimbangkan waktu untuk micro teaching dan wawancara calon guru.
- Waktu yang dibutuhkan untuk micro teaching dan wawancara diperkirakan sekitar 30 menit per calon.
- Pelaksanaan bisa dilakukan siang hari setelah ujian siswa. Kemungkinan satu calon per hari.
- Jika calon berhalangan hadir, bisa ditanyakan kondisi di rumah.
Agenda Keenam: Verifikasi Data Calon Murid
- Verifikasi data calon murid bisa dilakukan bersamaan dengan kunjungan ke rumah calon saat ujian siswa.
- Kunjungan juga bisa sekaligus melihat kondisi rumah, termasuk listrik. Ada informasi mengenai penggantian instalasi listrik untuk menaikkan daya.