Persiapan Ujian, Agenda Idul Adha, Pemeliharaan Fasilitas, dan Penataan Administrasi

Persiapan Ujian Sumatif (Imtihan Syafahi & Tertulis)

• Imtihan Syafahi: Untuk ujian lisan, tidak ada kendala bagi beberapa ustazah. Anak-anak kelas 1 dan 2 akan dikirimkan materi atau lembar nilai yang diujikan, bukan soalnya, karena mereka hanya menyampaikan ulang. Fokus penilaian ada pada lembar nilai.
• Ujian Tertulis: Soal-soal ujian mohon segera dibuat dengan ketentuan H-3 (tiga hari sebelum ujian) agar ada fase koreksi dari pimpinan. Setelah koreksi (jika banyak) atau langsung jika tidak banyak, soal akan masuk ke divisi publikasi dan percetakan.
• Divisi Baru: Ada divisi baru publikasi dan percetakan yang beranggotakan Ustaz Sandi, Ustazah Janah, dan anggota baru Ustazah Ayub, yang akan membantu mencetak soal.
• Kisi-kisi: Terkait kisi-kisi, disarankan tidak perlu dibuat karena materi pembelajaran cukup pendek, hanya satu bab. Soal akan keluar dari bab yang dipelajari (Modul 5 Bab 5). Pengecualian mungkin untuk mata pelajaran tertentu seperti Bahasa Arab yang mencakup pelajaran 11 dan 12. Para pendidik akan berkumpul untuk menentukan halaman spesifik yang dipelajari.
• Pencetakan dan Komposisi: Pencetakan dilakukan seperti biasa. Komposisi cetakan mencakup BAP (Berita Acara Pelaksanaan), nilai, penutup, dan label. Label sebaiknya menggunakan stiker label putih dengan bagian belakang kuning (bukan plester kertas) untuk ditulisi informasi seperti mata pelajaran, jam, hari, dan kelas.
• Kendala dan Solusi: Terdapat kendala waktu dalam pengerjaan soal karena agenda yang padat, termasuk menjaga stan. Diharapkan soal tetap dikerjakan, dan format yang kurang sempurna bisa dimaklumi atau dibantu edit.
• Pelaksanaan: Ujian kelas tinggi dilakukan di kelas masing-masing. Setelah ujian selesai, anak-anak akan dilibatkan dalam latihan panitia.

Persiapan Idul Adha

• Kepanitiaan: Telah dibentuk panitia Idul Adha. Ustaz Eko diinformasikan akan diberdayakan dalam kepanitiaan kurban.
• Peran Pendidik: Pendidik akan dilibatkan dalam kepanitiaan kurban, termasuk salat, penyembelihan, masak, hingga pendistribusian (jika bersedia). Mereka diharapkan tetap menyemarakkan acara, terutama di waktu-waktu ramai.
• Lokasi Salat: Salat Idul Adha akan dilaksanakan di Mertamu Palagan.
• Pembagian Tugas: Bapak-bapak biasanya terlibat dalam penyembelihan, sementara ibu-ibu dalam pemotongan daging. Ada pertanyaan tentang sarapan pagi, yang biasanya ada setelah salat.
• Struktur Panitia (yang sudah ada):
  • Kabit Acara: Ustazah Halimah dan Ustazah Janah (sebagai anggota).
  • Kabit Operasional Pemotongan Hewan: Pimpinan rapat (koordinator pemotongan dan pengeletan).
  • Anggota Penghitungan dan Packing: Mbak Ayu.
  • Perlengkapan Acara (saat salat Id): Mas Hamam.
  • Perlengkapan (saat penyembelihan): Pak Yudi.
  • Konsumsi (saat penyembelihan): Pak Sandi dan Ustazah Nanda.
  • Support Pengadaan Hewan dan Distribusi Area: Ustazah Luluk (di kesekretariatan).
• Kehadiran: Bagi yang tidak bisa salat di lokasi, diminta untuk tetap datang sebagai bagian dari keluarga.
• Rapat Umum: Menunggu undangan untuk rapat umum panitia Idul Adha.

Pembersihan dan Pemeliharaan Madrasah

• Alasan: Pembersihan madrasah perlu dilakukan karena kemungkinan Pak Pembina Yayasan akan datang pada tanggal 5. Area yang belum rapi atau kotor akan diperhatikan.
• Area dan Aktivitas: Wilayah-wilayah yang kurang rapi tolong dirapikan. Akan ada kegiatan menanam di tempat parkir yang masih kosong dengan tanaman yang estetis, dan memindahkan tanaman mati/layu. Juga perlu membersihkan rumput. Sampah kertas yang tidak terpakai agar dibereskan dan ditaruh di gudang atau dibuang.
• Masalah Dinding: Ada dinding yang burik atau berjamur, seperti di kelas 1. Beberapa sudah dicat, namun ada yang berjamur lagi. Dinding di perpustakaan juga disebutkan.

Dekorasi Dinding dan Ruangan

• Alternatif Pengecatan: Untuk mengatasi masalah dinding, ke depan diusulkan untuk tidak lagi menggunakan cat untuk dekorasi luas, tetapi menggunakan stiker.
• Keunggulan Stiker: Stiker dianggap lebih tahan lama, lebih cepat dipasang, lebih mudah, dan kemungkinan biayanya lebih murah.
• Penerapan: Stiker bisa berupa gambar-gambar atau tulisan yang sudah ada. Desain bisa dicari dari sumber seperti Pinterest, diedit, dan dicetak besar untuk diaplikasikan.
• Area Dekorasi: Rencana menghias kelas 1. Desain yang pernah disiapkan Ustazah Nanda untuk kelas 1 yang tidak jadi agar diberikan ke Ustaz Sandi. Diskusi juga mengenai penggunaan stiker untuk list dinding.

Administrasi dan Keuangan

• Presensi: Sistem presensi mencakup jam masuk (06:30) dan jam keluar (standar 14:30 jika tidak diisi). Jika keluar lebih lambat, jamnya harus diisi, dan keterangan kelebihan waktu/lembur ditulis (misal: jaga stan, bersih-bersih). Hari libur nasional tetap dibuat absennya jika ada kegiatan. Kolom keterangan digunakan untuk menulis status izin, misalnya menulis ‘I’ jika terlambat tapi sudah izin (agar tetap terhitung masuk tepat waktu). Keterangan ini penting untuk perhitungan SDM.
• Pelaporan Keuangan: Rencana ke depan akan ada pertemuan khusus rutin di setiap akhir bulan dengan Bu Bendahara. Tujuannya untuk mempermudah komunikasi ke Pak Pembina Yayasan dan menghindari miskomunikasi informasi, terutama berkaitan dengan pendanaan.
• Pengajuan Dana: Mekanisme baru adalah pengajuan dana kegiatan diharapkan sudah dikumpulkan oleh para Waka di tengah bulan, mulai tanggal 15. Maksimal tanggal 20-25 agar Bendahara punya waktu mengolah dan mengkomunikasikan. Laporan kegiatan dan perkembangan juga akan dipresentasikan di pertemuan akhir bulan tersebut.
• Pembiayaan: Perlu dibedakan antara kebutuhan rutin dengan kebutuhan acara akhir/baru agar jelas sumber dananya. Keterangan sumber uang perlu dicantumkan dalam pengajuan.
• Kebutuhan Pengadaan: Kebutuhan besar seperti pengadaan barang (kursi, meja untuk kelas baru, cat) perlu diajukan. Ada rencana untuk mengganti meja kursi di tempat makan dengan lesehan. Meja kursi yang ada akan dibawa WK, dan akan dipesan meja panjang untuk belajar. Perkiraan harga perlu disiapkan dan akan diurus oleh vendor pengadaan.
• Komunikasi dengan Yayasan: Pertemuan rutin akhir bulan dan pelaporan bertujuan agar pihak yayasan terus tahu informasi perkembangan, kegiatan, pendanaan, kondisi fisik (lapangan banjir), program ke depan, dan animo masyarakat. Animo masyarakat terhadap kegiatan seperti TKC (Taman Kanak-kanak Ceria) atau pesantren liburan ternyata banyak, meski belum bisa tereksekusi karena keterbatasan tempat dan sistem.

Kegiatan Lain dan Rencana Masa Depan

• Kegiatan Rekreasi: Setelah ujian dan nilai selesai diinput, ada waktu luang sekitar seminggu. Ada ide kegiatan seperti jalan-jalan atau pergi ke “umbul” (kolam renang alami/pemandian).
• Pergantian Ruangan: Akan ada penataan ulang ruangan, Ustaz akan menempati ruangan di depan, dan Ustazah di area yang lain. Peralatan dan kegiatan juga perlu diinventarisasi.
• Acara Peluncuran: Ada acara peluncuran (launching) di tempat baru pada hari Ahad. Tidak jelas apakah undangan untuk panitia rapat.
• Jadwal Libur dan Memasak: Setelah launching, mereka libur pada hari Senin. Selasa-Jumat tim sendiri yang memasak, sementara hari Senin yang memasak adalah SS Palagan. SS Palagan disebut hanya angkringan dan tidak bisa masak besar.